L’organisation d’un déménagement d’entreprise passe par différentes phases que nous décrirons comme suit :
L'étude de projet de déménagement d'entreprise
Votre chef de projet personnel dédié
Il est chargé de Conduire l’ensemble des opérations nécessaires à l’étude de faisabilité et la réalisation du projet de déménagement de votre entreprise. Il veille à recueillir l’ensemble de vos besoins, à savoir :
- L’évaluation volumétrique des biens bureautiques à déménager,
- L’évaluation des valeurs de biens pour la déclaration et la détermination des assurances,
- L’évaluation des quantités et qualités des emballages et moyens de conditionnement
- Le repérage du mobilier obsolète à stocker en garde meubles ou à mettre hors service,
- La détermination des actions à mener concernant les obsolètes.
- L’étude des linéaires d’archives à déménager.
- Le métrage et quantification des linéaires d’archives,
- L’étude des dispositions et normalisations des dossiers et archives,
- Le repérage des classifications existantes.
- L’évaluation technique et quantification du matériel informatique,
- L’évaluation technique des éléments poids lourds.
Préparation et organisation du déménagement d'entreprise
La préparation en amont d’un déménagement d’entreprise conditionne sa réussite.
90% de la réussite d’un transfert est liée à sa préparation.
L’expertise de notre chef de projet et le réglage minutieux des opérations seront les 2 critères fondamentaux pour la détermination des étapes à suivre :
- Planifier les différentes phases de déménagement,
- Précisions des lieux d’interventions,
- Plan du site de chargement, étage, accès…
- Plan du site de livraison, étage, accès…
- Volumes de mobilier à déménager,
- Identifications des origines et destinations des mobiliers.
- Définition des plannings de déménagements,
- Préciser les dates et heures de chargement,
- Dates et heures de livraison.
- Détermination des moyens à mettre en œuvre,
- Définir les moyens humains nécessaires à la réalisation du transfert déménagement,
- Définition des moyens matériels et techniques adaptés à la situation.
- Mise à disposition des emballages,
- Fourniture de cartons de déménagements, adhésifs, étiquettes, et autres matériels de conditionnement nécessaires.
- Communication des aspects pratiques liés à la préparation du déménagement,
- Diffusion au sein de votre entreprise des informations liées au mode opératoire du déménagement,
- Mise en accord des préparations internes en coordination avec les services de transfert déménagement,
- Harmoniser les services de l’entreprise et les équipes de déménageurs.
- Délimiter les périmètres et zones d’interventions de déménagement,
- Localiser les zones d’interventions sur site pour camions et monte meubles…
- Demande des autorisations administratives d’occupation des voiries,
- Détermination des schémas d’interventions et de cheminement du mobilier.
Transfert déménagement entreprise
La préparation du déménagement de votre entreprise étant effectuée nous pouvons procéder au transfert du mobilier en suivant le protocole ci dessous :
- Protection des sites et locaux d’interventions de votre entreprise en amont des transferts : sols, murs, couloirs, ascenseurs…
- Démontages des meubles selon les nécessités techniques par le personnel déménageur spécialisé,
- Lors des opérations de démontages les déménageurs protègent et sécurisent le mobilier sans perdre de vue la phase de remontage pour une mise en place rapide et efficace dans les nouveaux locaux.
- L’emballage est effectué par les déménageurs spécialisés qui s’occupent des conditionnements des meubles, des dossiers, des appareils
- De l’emballage des dossiers et petits équipements journalier,
- De la mise en armoires roulantes des archives,
- De la préparation et l’emballage du matériel informatique
- Manutention et transport,
- Chargement méthodique du mobilier dans les camions capitonnés spécialement et aménagés pour les déménagements,
- Chargement méthodique des armoires d’archives et dossiers,
- Transport et rotation des camions pour la livraison du mobilier,
- Déchargement et remontage du mobilier,
- Installation et mise en place du mobilier selon les plans préétablis,
- Mise en place du matériel informatique, de la téléphonie, de l’impression…
- Déballage et remise en place des dossiers et archives selon la classification originale. Mobilier et appareils poids lourds,
- Les déménageurs des objets lourds interviennent pour la prise en charge des photocopieurs, coffre-fort et autres matériels nécessitant une manutention spécifique.
- Dépôt en stockage et garde meubles
- Stockage des archives,
- Mise en destruction des meubles obsolètes,
- Production des certificats mise en stockage ou de mise destructions.
Bilan du déménagement de votre entreprise
- Mise au point et vérification pièce par pièce de l’ensemble des installations,
- Réajustement selon nécessités des implantations,
- Rassemblement et retrait des protections et signalisations de sécurité mis en place par les déménageurs.
- Evacuation des rebuts d’emballage
- Signature des documents de fin de chantier « Lettre De Voiture »
- Suivi et assistance post déménagement.
Une équipe de déménageurs est à disposition pendant toute la durée du contrat pour réaliser les dernières modifications d’implantation du mobilier de votre entreprise.